Profesjonalna burza dla Twojego zespołu

Autor: Bartłomiej Piotrowski, 27 czerwca 2023

Burza mózgów jest potrzebna w wielu sytuacjach, kiedy stoisz przed danym wyzwaniem lub problemem. Przydaje się zarówno zespołowi sprzedażowemu, jak i agencji interaktywnej czy każdej branży kreatywnej. Oto wskazówki, które powinieneś znać, organizując taki proces w Twoich działaniach.

W procesie burzy mózgów często zapominamy o celu, jaki jej przyświeca, czyli zebraniu w jak najkrótszym czasie, jak największej ilości pomysłów. Rozpoczynając burzę mózgów, uczestnicy często oczekują, że ich pomysł stanie się od razu realny i zostanie wprowadzony w życie. To podejście jest bardzo nieefektywne. W początkowej fazie burzy mózgów każdy pomysł jest wartościowy i nie podlega ocenie. Chodzi jedynie o stworzenie różnorodności wyboru, aby na samym końcu dojść do tego najlepszego i najbardziej trafnego. Wyróżnić można trzy podstawowe etapy. Zanim rozpoczniesz proces, poinformuj zespół o planowanej burzy mózgów. Zbierz informacje i składzie pracującym w procesie.

1. Przygotowanie. Sprecyzuj problem, czyli temat burzy mózgów. Roześlij zespołowi informacje na temat planowanej burzy mózgów. Ustal skład, który będzie pracował w warsztacie.
2. Tworzenie — faza zielona. Na ten etap składa się spotkanie i przedstawienie zasad, które będą obowiązywać zarówno Ciebie jak i Twój zespół w trakcie procesu. Zadaniem uczestników jest wygenerowanie jak największej liczby pomysłów wokół obszaru tematycznego w jak najkrótszym czasie. W czasie trwania tej fazy zabroniona jest ocena poszczególnych idei. Do przeprowadzenia burzy mózgów niezbędny jest moderator, którego zadaniem jest czuwanie nad tym, by każdy z uczestników mógł się swobodnie wypowiedzieć, a także ewentualne skracanie komentarzy rodzących się w procesie sesji twórczej. Dobrą praktyką jest zaangażowanie w moderację osoby niezwiązanej z danym projektem i uczestnikami, ponieważ tylko wtedy możliwe jest wygenerowanie najlepszych i najbardziej trafnych pomysłów.
3. Ocenianie — faza czerwona. Ustal kryteria oceny i dokonaj analizy pomysłów. Dopiero w tej części dokonujesz analizy wygenerowanych pomysłów. Pamiętaj, aby udzielać konstruktywnych komentarzy. Nie skupiaj się wyłącznie na krytyce, ale wskaż również, dlaczego konkretny pomysł Ci się spodobał.

Ważne jest, aby osoby wchodzące w skład grupy, przed przystąpieniem do zielonej fazy poznały zasady burzy mózgów. Należy zwrócić uwagę na to, by przedstawienie tematu burzy mózgów nastąpiło przed spotkaniem, a najpóźniej po zapoznaniu z zasadami pracy podczas procesu. Podział na poszczególne etapy pozwala na odpowiednie zarządzanie nim. Pamiętaj, aby na etapie tworzenia nowych rozwiązań zadbać o dopuszczenie do głosu osób bardziej nieśmiałych. Dobrym wyjściem będzie przygotowanie karteczek dla każdego z uczestników, aby mogli samodzielnie zapisywać pomysły bez obaw o krytykę. Burza mózgów opiera się o konkretne zasady. Zapisz je, aby były dostępne dla wszystkich uczestniczących w procesie.

1. Zasada odroczonej oceny, w której wszystkie pomysły z fazy zielonej są dobre — nie krytykujemy ich.
2. Zasada fantazjowania, której podstawowym mechanizmem jest kreowanie nawet najbardziej absurdalnych pomysłów. Absolutnie każdy z takich pomysłów może stanowić inspirację dla innych uczestników.
3. Zasada modyfikacji i przekształcenia, która polega na doskonaleniu pomysłów innych osób, a także wykorzystaniu ich jako inspiracji dla swojego procesu twórczego. Jeżeli pomysł wydaje nam się głupi czy niemożliwy do wykonania, powinniśmy się zastanowić nad tym, dlaczego został zaproponowany oraz postarać się odnaleźć w nim coś dobrego lub możliwego do zastosowania. Zawsze istnieje możliwość odnalezienia w danym pomyśle czegoś, co pozwoli nam spojrzeć na dany problem z zupełnie innej strony.
4. Zasada przechodzenia ilości w jakość, dzięki której jak największa liczba pomysłów zwiększa prawdopodobieństwo znalezienia dobrego pomysłu.

Dobrą praktyką burzy mózgów jest obecność moderatora, którego zadaniem jest opieka nad prawidłowym przebiegiem procesu oraz przestrzeganie ustalonych zasad. Najważniejsze w tym procesie jest odpowiednie sprecyzowanie tematu. Przykładowym tematem może być problem przedstawiony w zdaniu: „Jak zwiększyć miesięczną sprzedaż produktów A i D w dziale XYZ o 20% w trzecim kwartale roku 201X” brzmi dużo konkretniej i precyzyjniej niż „zwiększenie sprzedaży”.

W trakcie burzy mózgów zadbaj o przygotowanie odpowiedniej przestrzeni do wspólnego zapisu pomysłów. Może to być na przykład tablica typu flipchart. Zapewnij komfort pracy uczestnikom i zachęć do wyłączenia telefonu ns czas procesu twórczego. Gdy Twój zespół jest zajęty, lepszym rozwiązaniem będzie zaplanowanie dwóch krótkich spotkań, niż jednego długiego. Istnieje większa szansa na niezakłócony niczym ich prawidłowy przebieg. W trakcie trwania sesji twórczej zadbaj o maksymalne skupienie i wzbudzenie jak najwyższej gotowości do kreowania ciekawych i realnych rozwiązań.

 Według A. Osborn’a najefektywniejsza jest praca w grupach 12-osobowych (z osobą sekretarza i przewodniczącego włącznie). Natomiast J. Antoszkiewicz posuwa się krok dalej. Optymalną liczbę osób określił w granicach między 6 a 12. Podpowiada również, jak powinna wyglądać procentowo struktura zawodowa uczestników: 40-70% to specjaliści w danej dziedzinie, 20-50% to specjaliści z dziedzin pokrewnych, zaś jedynie 10-30% to osoby niewyspecjalizowane w konkretnym temacie. Wbrew pozorom właśnie ta ostatnia grupa może wnieść nową perspektywę do rozwiązania danego problemu. Takie osoby nie ogranicza sposób myślenia specjalistów, dzięki temu mają otwarte umysły.

Bibliografia:
E. Nęcka, J. Orzechowski, A. Słabosz, B. Szymura, Trening twórczości, Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne, Gdańsk, 2005

 K. Szmidt, Trening Kreatywności. Podręcznik dla pedagogów, psychologów i trenerów grupowych, Wydawnictwo Helion, Gliwice, 2008

Bartłomiej Świstak Piotrowski

Ps.

Chcesz zadać pytanie lub czymś się podzielić? Pogadajmy w komentarzach!

Spodobał Ci się temat? daj znać znajomym 🙂